Privacy officer:
Drs R.B. van der Gronden, directeur van Stichting De Burcht
Mail: directie@deburchtwassenaar.nl

Privacyverklaring Stichting De Burcht

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 9 september 2018.

Stichting De Burcht is een onafhankelijke- en zelfstandige stichting. Zij biedt huisvesting aan ouderen in serviceappartementen.

De appartementen zijn bestemd voor zelfstandige bewoning en hebben volledige privacy. De organisatie stelt alles in het werk om de bewoners zelfstandig, prettig, veilig en gezond in De Burcht te laten wonen.

Stichting De Burcht is en voelt zich verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die, in vertrouwen, aan ons verstrekt zijn.

Stichting De Burcht heeft een privacybeleid, richtlijnen en protocollen opgesteld om aan de wetgeving te kunnen voldoen. Wij verwerken persoonsgegevens op een zorgvuldige, beveiligde en transparante wijze.

Reikwijdte en het wettelijk kader
Deze privacyverklaring geldt voor mensen die een woning bij ons huren of in dienst zijn van Stichting De Burcht of op een andere manier klant of (externe) medewerker zijn van Stichting De Burcht.

Op het gebied van bescherming van persoonsgegevens heeft Stichting De Burcht te maken met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is de EU-verordening die de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) heeft vervangen vanaf 25 mei 2018.

Wat zijn persoonsgegevens?
Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon (de betrokkene). Dus de combinatie van naam en geboortedatum, contactgegevens, een pasfoto zijn allemaal persoonsgegevens. Hiernaast kent de wet bijzondere persoonsgegevens; dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld uw BSN nummer, gezondheids- of medische gegevens en de gegevens van kinderen.

Waarom hebben wij persoonsgegevens nodig?
Bewoners / Huurders

Stichting De Burcht heeft persoonsgegevens nodig om de (huur-)overeenkomsten goed te kunnen uitvoeren. We gebruiken persoonsgegevens bijvoorbeeld voor de volgende doeleinden:

• verhuren, beheren en onderhouden van verhuurbare eenheden, waaronder woon- en bedrijfsruimten, kamers en parkeerplaatsen;
• uitvoeren van de inkomenstoets bij nieuwe verhuringen;
• afsluiten van een huurovereenkomst;
• innen van de huur en overige betalingen, inclusief het in handen van derden stellen van deze vorderingen;
• onderhoud en reparaties (laten) uitvoeren;
• zorgen voor een kwalitatief goede en leefbare woonomgeving;
• meldingen aan zorg verlenende instanties;
• afhandelen van geschillen en klachten;
• communicatie met onze huurders over al deze bovenstaande punten;
• onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening (tevredenheidsonderzoeken mag u weigeren);
• intern beheer van de organisatie;
• uitvoeren van betalingen aan crediteuren;
• berekening van inkomsten en uitgaven en het laten uitvoeren van accountantscontrole.

Medewerkers
Stichting De Burcht verwerkt persoonsgegevens van kandidaten en medewerkers ten behoeve van sollicitaties, de personeels- en salarisadministratie. Wij verwerken de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• werving van personeel en beoordeling van geschiktheid van de sollicitant;
• het leidinggeven aan de werkzaamheden van de medewerker;
• de behandeling van personeelszaken;
• het vaststellen en doen uitbetalen van salarisaanspraken;
• de opleiding van de medewerker;
• de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
• het behandelen van geschillen en het laten uitvoeren van een accountantscontrole;
• de uitvoering van een wettelijke verplichting.

 Welke persoonsgegevens verzamelen we?
Stichting De Burcht verzamelt verschillende soorten gegevens van natuurlijke personen. We verzamelen persoonsgegevens van woningzoekenden, huurders, (externe) medewerkers, medewerkers van leveranciers. De meeste gegevens ontvangen we van de betrokkene zelf.

Huurders:
We verwerken de volgende persoonsgegevens voor bijvoorbeeld het afsluiten van een huurovereenkomst:

• volledige naam, geslacht, adres; telefoonnummers, e-mailadres; geboortedatum;
• uw inkomensgegevens en jaaropgave;
• uw betalingsgegevens zoals bankrekeningnummer;
• een kleurenkopie van uw identiteitsbewijs; als u wilt mag u uw burgerservicenummer en pasfoto wegstrepen op deze kopie;
• gegevens die nodig zijn om u een bepaalde huurwoning te kunnen geven. Voorbeelden daarvan zijn: gegevens over uw huishouden; uit hoeveel en welke mensen dat bestaat;
• gegevens voor het onderhoud en de reparatie van de gehuurde onroerende en eventueel roerende zaken;
• gegevens die belangrijk zijn voor het nakomen van de afspraken tussen u en Stichting De Burcht. Voorbeelden daarvan zijn: gegevens over uw betalingsgedrag en uw gedrag als huurder.

Medewerkers
Ten behoeve van sollicitanten en de personeels- en salarisadministratie verwerkt Stichting De Burcht de onderstaande persoonsgegevens:

• naam, adres, telefoonnummer, administratienummer, opleidingen, functie gerelateerde gegevens van de sollicitant;
• naam, adres, telefoonnummer, personeelsnummer, geslacht, geboortedatum, bankrekeningnummer, nationaliteit, geboorteplaats van de medewerker;
• kopie legitimatiebewijs van de medewerker;
• gegevens met het oog op de administratie van de aanwezigheid van de medewerker op de plaats waar de arbeid wordt verricht en de afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte (Stichting De Burcht mag geen medische gegevens verwerken van medewerkers);
• gegevens die in het belang van de medewerker worden opgenomen met het oog op de arbeidsomstandigheden;
• gegevens met oog op het organiseren van de personeelsbeoordeling en de loopbaanbegeleiding;
• gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen, belasting en premies;
• andere gegevens van de medewerker waarvan de verwerking noodzakelijk is of wordt vereist door een wettelijke verplichting wet.

Het verwerken van uw persoonsgegevens door Stichting De Burcht is gebaseerd op (de intentie tot) het aangaan van een (huur- of arbeids)overeenkomst. Het komt soms voor dat wij voor een specifiek doel, uw expliciete toestemming vragen, bijvoorbeeld voor het maken en plaatsen van foto’s, filmopnamen of geluidsopnamen. Indien u toestemming verleent, kunt u uw toestemming eenvoudig weer intrekken door dit aan ons te melden.

Wie is de functionaris van gegevensbescherming of privacy verantwoordelijke?
Stichting De Burcht heeft geen functionaris gegevensbescherming. De verantwoordelijkheid voor Privacy gerelateerde zaken is neergelegd bij de Directeur, de heer R.B. van der Gronden en een van de bestuursleden de heer jhr drs. W. van Kinschot. De heer Van der Gronden is te bereiken via het e-mailadres directie@deburchtwassenaar.nl.

Hoe gebruiken en beschermen we persoonsgegevens?
We verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig voor onze werkzaamheden. Wij publiceren nooit zonder toestemming persoonsgegevens van huurders, medewerkers en andere relaties.

Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. Na het verstrijken van de bewaartermijnen, vernietigen we de persoonsgegevens of bewaren we ze op een manier dat ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon.

Beveiliging
Wij nemen alle noodzakelijke organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen. Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens gaat hier zorgvuldig mee om en is gebonden aan geheimhoudingsplicht. Alleen medewerkers die het echt nodig hebben voor hun werk hebben toegang tot persoonsgegevens. Wij werken hard aan het privacy bewustzijn van onze medewerkers. Alle medewerkers werken mee aan het ‘privacy-vriendelijk’ houden van onze organisatie.

 

Gegevens delen met andere organisaties
Stichting De Burcht verwerkt de persoonsgegevens voor de eigen bedrijfsvoering. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met organisaties die voor ons werkzaamheden verrichten of waarmee we samenwerken, zoals bijvoorbeeld aannemers of glazenwassers.

Als een andere organisatie voor ons als primaire dienst persoonsgegevens verwerkt, dan tekenen we een verwerkersovereenkomst. In deze overeenkomst staat waarvoor ze deze gegevens ontvangen en mogen verwerken en hoe ze er mee om moeten gaan.

Verder kunnen (overheids)instanties, zoals de belastingdienst of de sociale verzekeringsbank met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn om te delen.

Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?
Stichting De Burcht heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Aangezien de AVG van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.

 

Uw privacyrechten
U heeft als betrokkene (iedere natuurlijke persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt) het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en op overdracht ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens.

Een verzoek kunt u per email, via de website of schriftelijk indienen bij Stichting De Burcht. Wilt u een beroep doen op een recht of heeft u vragen? Neemt u dan gerust contact op met ons.

Stichting De Burcht is bereikbaar op werkdagen van 08.30 tot 17.00 uur.
Telefoonnummer: 070-5152255
E-mail: directie@deburchtwassenaar.nl

Stichting De Burcht
Bezoekadres:
Jonkerlaan 90
2242 EX WASSENAAR

Het recht op inzage
Wanneer u een verzoek tot inzage doet krijgt u een volledig overzicht van de categorieën verwerkte gegevens, de herkomst van de gegevens, de categorieën ontvangers van de gegevens en de doelen van de verwerking van de gegevens. De navolgende gegevens worden niet door Stichting De Burcht overlegd:

• persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik;
• persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld een klacht over een huurder die is ingediend door de buurman;
• persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van art. 23 AVG.

Voordat een verzoek tot inzage in behandeling wordt genomen moet u zich eerst hebben gelegitimeerd. U kunt dit doen door langs te komen en een geldig legitimatiebewijs (het origineel) te tonen. U kunt ook een afgeschermde (uw BSN en foto verwijderd) kopie per e-mail opsturen met uw e-mail dat bij ons bekend is. Het verzoek tot inzage wordt binnen vier weken beantwoord.

Het recht van verwijdering
Indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor de belastingdienst.

Recht op bezwaar
In verband met persoonlijke bijzondere omstandigheden kunt u als betrokkene in bij de wet geregelde gevallen bezwaar aantekenen tegen de verwerking van bepaalde gegevens. Het verzoek dient via email of schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij Stichting De Burcht. We beslissen binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of het bezwaar gerechtvaardigd is. Indien het bezwaar gerechtvaardigd is dan beëindigen we direct de verwerking. Stichting De Burcht is niet verplicht gehoor te geven aan een bezwaar als het verstrekken van gegevens door Stichting De Burcht wettelijk verplicht is.

Het recht van dataportabiliteit
Op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van uw toestemming of een gesloten overeenkomst.

Autoriteit Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Stichting De Burcht kan wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. Wij adviseren u daarom om deze regelmatig te bekijken. U blijft dan op de hoogte van wijzigingen.